Prywatność

Jak Kvatr przetwarza dane osobowe – w aplikacji, na ekranach w obiekcie i na tej stronie internetowej.

Zaktualizowano 15-PAŹ-2026.

Kim jesteśmy

Kvatr tworzy firma Kvatr ApS (w organizacji), Agern Allé 5 A, 2., DK-2970 Hørsholm. W każdej sprawie dotyczącej tej strony napisz na hi@kvatr.com.

Kto decyduje o danych

Obiekt, który korzysta z Kvatr – park naukowo-technologiczny, biuro serwisowane, coworking – decyduje o danych osobowych ludzi, którzy w nim przebywają: jest administratorem danych. Przetwarzamy dane w imieniu obiektu, na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia przetwarzania danych, dostępnej publicznie pod adresem app.kvatr.com/dpa. W przypadku tej strony internetowej oraz bezpieczeństwa logowania sami jesteśmy administratorem – a także przy tworzeniu obiektu, dopóki obiekt nie istnieje (wpisane imię i nazwisko, numer i wysłany kod), oraz w przypadku zapisu tego, co obiekt zaakceptował: które wersje warunków i umowy, kiedy, przez kogo i w jakim języku; zapis ten przechowujemy przez pięć lat od usunięcia obiektu. W przypadku społeczności – wspólnego miejsca, w którym użytkownicy Kvatr pomagają sobie nawzajem – sami jesteśmy administratorem: to własna usługa Kvatr, poza umową twojego obiektu.

W przypadku naszego własnego fakturowania obiektów również sami jesteśmy administratorem danych: dane obiektu jako nabywcy i numer referencyjny płatności.

Ta strona internetowa

kvatr.dk i kvatr.com nie używają plików cookie ani śledzenia i niczego nie pobierają od innych firm. Jak każdy serwer WWW, nasz zapisuje w logu adres IP każdej wizyty, aby strona działała i była bezpieczna. Log jest usuwany po 30 dniach.

Co aplikacja zapisuje na twój temat

Twój numer komórki – logujesz się nim – twoje imię i nazwisko, adres e-mail, jeśli go podasz, i wybrany przez ciebie język. U osoby, która utworzyła obiekt: jego nazwa, kraj i strefa czasowa oraz to, że zaakceptowała w jego imieniu warunki i umowę.
Zdjęcie profilowe, jeśli je dodasz. Możesz je ukryć albo usunąć.
To, co robisz w obiekcie: usterki, które zgłaszasz, to, co kupujesz w kiosku, klucze i karty dostępu, których odbiór potwierdzasz, oraz umowy, które podpisujesz – z twoim podpisem w takiej postaci, w jakiej został narysowany, i podpisanym plikiem PDF – a także faktury twojej firmy.
Każde logowanie, wylogowanie i nieudana próba oraz każde odnowienie logowania przez aplikację: kiedy, z jakiego numeru, system telefonu i wersja aplikacji. Kod logowania działa przez 10 minut, a sesja trwa, dopóki się nie wylogujesz albo przez 90 dni nie użyjesz Kvatr.
Jeśli wyślesz dziennik aplikacji do wsparcia z ustawień, jego wiersze trafią do naszego dziennika serwera.
Wiadomości, które piszesz w aplikacji – w wątku zadania i do innych osób w obiekcie – oraz zdjęcia i pliki PDF, które wysyłasz, a także to, co piszesz w społeczności (zob. niżej). Wątek zadania zostaje przy zadaniu; rozmowa dwóch osób jest usuwana 30 dni po tym, jak przestają należeć do wspólnego obiektu. Jeśli zgłosisz wiadomość w rozmowie w obiekcie, administracja obiektu dowie się, kto ją napisał i że zgłoszenie pochodzi od ciebie – nigdy treści.
To, z czego korzystasz, a za co płaci obiekt: każda wiadomość, którą wysyłasz do asystenta, i każdy SMS wysłany do ciebie – dla kogo był, obiekt, miejsce, którego dotyczy, kiedy, jakiego rodzaju i ile kosztował – nigdy treść. Widzi to administracja obiektu i administratorzy twojej firmy.

Twoja pozycja

Aplikacja odczytuje pozycję telefonu tylko do tego, o co prosisz: „Pomoc tutaj”, najbliższe miejsce i zadania „W pobliżu” – lista odczytuje ją ponownie przy każdym otwarciu. Usterka zgłoszona przez „Pomoc tutaj” zachowuje pozycję, żeby obsługa techniczna mogła ją znaleźć; listy w pobliżu niczego nie zachowują. Personel ustala pozycję miejsca, stojąc w nim i naciskając przycisk, a miejsce ją zachowuje. Aplikacja nigdy nie śledzi, dokąd idziesz.

Aparat i zdjęcia

Aparat odczytuje kody QR i robi zdjęcia usterek. Przed zapisaniem zdjęcie jest tworzone na nowo, więc ukryte w pliku szczegóły – gdzie i jakim telefonem je zrobiono – znikają.

Zgłoszenie usterki bez logowania

Każdy może zgłosić usterkę z kodu QR bez logowania. Jeśli zostawisz swój numer, służy on wyłącznie do wysyłania ci SMS-ów o tej usterce, w języku strony zgłoszenia, i nikt w obiekcie go nie widzi. Numer jest usuwany 30 dni po naprawie usterki albo rok po zgłoszeniu, jeśli usterka nigdy nie zostanie naprawiona.

Asystent

To, co piszesz do asystenta, trafia do dostawcy AI – Anthropic, z OpenAI w rezerwie – razem z tym, czego asystent potrzebuje do odpowiedzi: obiekt, twoje imię i nazwisko oraz firma, twoje własne rezerwacje, a także imię i nazwisko, firma i adres e-mail każdej osoby w obiekcie, której asystent szuka na twoją prośbę. Nigdy numer telefonu. Dostawcy AI mogą przetwarzać te dane poza UE, w USA. Obiekt może wybrać AI w UE za dopłatą.

Społeczność

Dołączenie to twój wybór. Inni w społeczności widzą twoje imię i nazwisko oraz obiekt, który zdecydujesz się pokazać, nic więcej – nigdy twojego numeru, firmy ani roli.

Pytanie i odpowiedzi na nie są przechowywane przez rok od ostatniej odpowiedzi, a potem usuwane, zdjęcia także. Jeśli opuścisz społeczność albo nie należysz już do żadnego obiektu, twoje wiadomości pozostają do tego czasu bez twojego imienia i nazwiska, podpisane jako „były członek”. Napisz na hi@kvatr.com, jeśli chcesz, by twoje wiadomości zostały usunięte wcześniej, albo chcesz je otrzymać jako plik.

Każda osoba może zgłosić wiadomość. Zgłoszenie mówi nam, kto ją napisał i kto ją zgłosił; widzimy wiadomość przez 90 dni, potem zgłoszenie jest usuwane. Możemy usunąć wiadomość i zablokować dostęp do społeczności osobie, która jej nadużywa.

W społeczności i w rozmowach w obiekcie możesz ukryć osobę; nie dowie się o tym i nic się dla niej nie zmienia.

Kto jeszcze przetwarza dane

Hetzner, w Niemczech – serwery i baza danych.
Twilio – SMS-y: numer i treść.
smtp2go – e-maile, z załącznikami takimi jak podpisane potwierdzenie odbioru.
Google Workspace – poczta na adres hi@kvatr.com i kopie, które wysyła tam aplikacja, np. twoja prośba o usunięcie konta, z twoim imieniem i nazwiskiem, twoimi obiektami i firmami (oraz twoim numerem, jeśli nie należysz do żadnego obiektu).
Anthropic i OpenAI – asystent, jak opisano wyżej.
Google (Firebase Cloud Messaging) – powiadomienia: token telefonu, imię lub nazwa i rodzaj powiadomienia, nigdy treść wiadomości; powiadomienie czeka w Google najwyżej dobę na wyłączony telefon.
Apple – przekazuje powiadomienie do iPhone’ów na podstawie swoich warunków dla deweloperów, nie czytając go; Apple nie jest naszym podmiotem przetwarzającym.
Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia) – płatności kartą, gdy obiekt doładowuje saldo: karta i płatność, które nigdy nie przechodzą przez Kvatr. Stripe przyjmuje płatność dla Kvatr jako nasz podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych Stripe i jest administratorem dla własnych celów na własnych warunkach. Stripe może przetwarzać dane poza UE na podstawie standardowych klauzul umownych. Przekazujemy Stripe nazwę prawną obiektu i adres e-mail do faktur na potrzeby jego płatności.

Każdy z nich jest wymieniony w umowie powierzenia przetwarzania danych, dostępnej publicznie pod adresem app.kvatr.com/dpa. Twilio przetwarza numer i treść w USA na podstawie EU-U.S. Data Privacy Framework i swoich wiążących reguł korporacyjnych, a tam, gdzie żadne z nich nie ma zastosowania, na podstawie standardowych klauzul umownych UE; smtp2go przetwarza e-maile w UE i w Wielkiej Brytanii, wobec której obowiązuje decyzja UE stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony; Google może przetwarzać naszą pocztę i powiadomienia poza UE: w USA na podstawie EU-U.S. Data Privacy Framework, gdzie indziej na podstawie swoich standardowych klauzul umownych.

Pliki cookie w aplikacji webowej, dane w telefonie

app.kvatr.com zapisuje plik cookie, który podtrzymuje twoje logowanie, drugi, który chroni formularze, i – tylko jeśli wybierzesz język przed zalogowaniem się – trzeci, który go zapamiętuje. Jego serwer WWW zapisuje adres IP każdego żądania przez 30 dni, a aplikacja trzyma w pamięci – nigdy tego nie zapisując – numery, którymi z danego adresu ktoś chciał się zalogować lub utworzyć obiekt, aby liczyć je w ciągu godziny; zapomina je jakiś czas po tej godzinie, najpóźniej przy ponownym uruchomieniu. Aplikacja na telefon przechowuje w telefonie twoje logowanie i kopię tego, co pokazuje; wylogowanie się usuwa tę kopię.

Jak długo

Dane osobowe są przechowywane, dopóki obiekt korzysta z Kvatr, chyba że obiekt usunie je wcześniej. Gdy obiekt przestaje korzystać z Kvatr, jego dane można wyeksportować, a 30 dni później są usuwane. Kto nie należy już do żadnego obiektu, po 30 dniach traci numer, imię i nazwisko, adres e-mail i zdjęcie (później tylko wtedy, gdy dokument czeka na podpis tej osoby); działania w obiekcie pozostają w dokumentacji obiektu bez nazwiska, a imię, nazwisko i podpis pozostają na podpisanych dokumentach i wystawionych fakturach. Numer zostawiony przy zgłoszeniu usterki jest usuwany 30 dni po naprawie usterki albo rok po zgłoszeniu, jeśli usterka nigdy nie zostanie naprawiona. Pocztę do nas usuwamy ręcznie: prośbę – gdy przekażemy ją dalej albo gdy zostanie rozstrzygnięta, pocztę obiektu – także od osób, które już z niego odeszły – gdy dane obiektu są usuwane, a inną pocztę – gdy otrzyma odpowiedź. Log logowań jest przechowywany przez rok, logi serwera aplikacji przez 30 dni, a logi błędów przez 90.

Zapis tego, za co płaci obiekt, jest przechowywany razem z danymi obiektu. To, co obiekt zapłacił i za co otrzymał fakturę, pozostaje w naszej księgowości przez pięć lat po roku obrotowym – bez twojego nazwiska.

Twoje prawa

Możesz sprawdzić, jakie dane są o tobie przechowywane, zażądać ich sprostowania lub usunięcia, wnieść sprzeciw i otrzymać je w pliku. Zwróć się do swojego obiektu albo napisz na hi@kvatr.com, a pomożemy. Możesz złożyć skargę do organu ochrony danych osobowych w swoim kraju – w Danii jest to Datatilsynet.

Gdy ta strona się zmienia, zmienia się też data na górze.